Ako správne označiť monitorovaný priestor

Úrad na ochranu osobných údajov SR na svojom webe dňa 4.2.2020 informoval o schválení Usmernenia (Guidelines 3/2019) vydaného Európskym výborom pre ochranu údajov (EDPB) o spracúvaní osobných údajov prostredníctvom kamerových systémov. Usmernenie sa venuje aj oblasti ako správne označiť monitorovaný priestor.

Označenie umiestnené pri vstupe do monitorovaného priestoru musí v prvej vrstve obsahovať všetky informácie, ktoré je prevádzkovateľ povinný poskytnúť dotknutým osobám v súlade s čl. 5 ods. 1 písm. a) GDPR nariadenia (zásada transparentnosti). Tieto údaje musí poskytnúť pred ich získavaním alebo najneskôr v momente ich získavania. Prvá vrstva obsahuje informácie pre dotknuté osoby o prevádzkovateľovi, účeloch spracúvania, a ďalšie informácie na zabezpečenie spravodlivého a transparentného spracúvania jej osobných údajov. Súčasne by mala prvá vrstva obsahovať informáciu, kde dotknutá osoba nájde všetky ďalšie potrebné informácie. Tieto doplňujúce informácie môžu byť odkazom na spracúvanie osobných údajov (napr.: odkazom na webovú stránku alebo nástenku), kde existuje väčší priestor pre viacvrstvový prístup k podmienkam spracúvania osobných údajov a právam dotknutých osôb.

Z uvedeného usmernenia vyplýva, že k poskytnutiu informácií dotknutej osobe o spracúvaní jej osobných údajov prostredníctvom kamerového systému nemôže dôjsť až po získaní jej osobných údajov (po vstupe do monitorovaného priestoru). Umiestnenie označenia monitorovaného priestoru je súčasne špecifické tým, že dotknuté osoby informuje o mieste vstupu do monitorovaného priestoru, resp. že v súlade so zásadou transparentnosti ohraničuje priestor, v ktorom sú získavané osobné údaje dotknutých osôb.

Podľa čl. 4 ods. 1 GDPR nariadenia „osobné údaje“ sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Podľa čl. 4 ods. 2 GDPR nariadenia „spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Hranice monitorovaného priestoru

Ak dochádza k monitorovaniu priestorov v zmysle oprávneného záujmu v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR nariadenia, tak prevádzkovateľ musí dodržiavať zásady minimalizácie spracúvania osobných údajov v súlade s čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR nariadenia (osobné údaje musia byť len také osobné údaje, ktoré sú vo vzťahu k sledovanému účelu relevantné a zároveň nevyhnutné na jeho dosiahnutie). Monitorovať priestory vo vzťahu k sledovanému účelu za určenou hranicou je zakázané.

Doba uchovávania záznamov

Usmernenie sa týka aj doporučení doby uchovávania záznamov v prípade použitia čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR nariadenia (spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ), ktoré je 72 hodín. Konkrétna doba uchovávania osobných údajov nie je ustanovená GDPR nariadením a ani iným všeobecným záväzným predpisom. V prípade, žeby doba uchovávania záznamov bola viac ako 72 hodín, tak prevádzkovateľ musí vedieť dozornému orgánu dostatočne vyargumentovať dôvody dlhšieho uchovávania záznamov, tak aby neboli v rozpore s čl. 5 ods. 1 písm. e) GDPR nariadenia (minimalizácia uchovávania), t.j. po dobu dlhšiu ako je doba nevyhnutná na dosiahnutie sledovaného účelu spracúvania.

Prevádzkovateľ je zodpovedný za vymedzenie doby uchovávania údajov v súlade so zásadami nevyhnutnosti a proporcionality v zmysle daného usmernenia.

Podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) GDPR nariadenia osobné údaje musia byť uchovávané vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú; osobné údaje sa môžu uchovávať dlhšie, pokiaľ sa budú spracúvať výlučne na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely v súlade s článkom 89 ods. 1 za predpokladu prijatia primeraných technických a organizačných opatrení vyžadovaných týmto nariadením na ochranu práv a slobôd dotknutých osôb („minimalizácia uchovávania“).

Čo môže ešte ovplyvniť dobu uchovávania záznamov

• počet preukázaných krádeží alebo incidentov v monitorovanom priestore, ktoré boli šetrené policajtmi a existujú o tom dôkazy
• počet sviatkov, ktoré by mohli predĺžiť dobu uchovávania (treba ale mať na zreteli, že ak máte strážnu službu, ktorá monitoruje priestory s tým môže byť problém)

V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať.